Semnăturile electronice oferă o modalitate rapidă de a semna documente, utilizând metode digitale pentru a verifica identitatea unei persoane și a certifica integritatea documentului. Acest proces elimină necesitatea semnăturilor fizice și este recunoscut legal în multe jurisdicții.
Scapă de toate hârtiile și începe să folosești funcția eSign din Mirro!
Exemple de documente care necesită o semnătură prin Mirro:
- Contract individual de muncă;
- Documente suplimentare;
- Documente personale:
-certificat de salariat;
-fișa postului;
-certificat de vechime;
-acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă;
-documente care atestă scutiri de impozite/taxe;
-fișe de evaluare;
-politici interne ale societății;
-certificat de contribuție la asigurările sociale;
-formular de încetare a raporturilor de muncă;
-contractul colectiv de muncă;
Primul pas pentru a integra semnătura electronică pentru compania ta în Mirro, este să stabilești o anexă la contract. După aceea, echipa noastră dedicată va activa funcția corespunzătoare funcționalității respective.
Ca multe alte funcționalități din Mirro, și aceasta funcționează pe baza drepturilor de acces.
Pentru a utiliza cu succes această funcționalitate, va trebui să accesezi modulul Zona de administrare - Drepturi de acces, și să alegi doi utilizatori care vor avea următoarele roluri în cadrul companiei tale:
-Company signer (obligatoriu): acesta este utilizatorul care are drepturi de semnătură în numele organizației;
-eSign watcher (opțional): acest utilizator va fi informat prin notificări cu privire la procesul eSign;
*de asemenea, vei avea nevoie de un utilizator cu rol de acces Document requests management, care poate gestiona toate documentele din cadrul companiei;
Cum funcționează procesul?
1. Utilizatorul cu rolul de acces Document requests management va accesa profilul angajatului- Vezi datele de angajare- Documente- click pe Generează pe baza unui şablon.
-Asigură-te că aplici balizele în document după acest pas;
-Este important să lași cel puțin cinci rânduri goale între balize, astfel încât spațiul să fie suficient pentru informații;
2. Utilizatorul cu rolul de acces Document requests management va accesa modulul Documente- Toate documentele- click pe Adaugă un document- Încărcați și inițiați eSign.
-Asigură-te că fiecare utilizator implicat în acest proces are acces la numărul de telefon înscris în profilul său. Dacă utilizatorul nu are acces la numărul de telefon din profilul său, costul va fi perceput, dar semnătura nu va fi identificată;
-Sistemul va adăuga automat prefixul țării la numărul de telefon, în funcție de țara din care lucrează utilizatorul;
3. Utilizatorul cu dreptul de acces eSign watcher va primi o notificare care îl va anunța că există un document care trebuie semnat;
4. Utilizatorul cu rolul Company signer va trebui să semneze documentul;
5. Angajatul va primi o notificare pentru a-l anunța că este rândul său să semneze documentul;
Q&A:
1. Pot adăuga mai multe documente simultan?
Da, poți adăuga până la 50 de documente simultan, cu o limită de 10 Mbit/document;
2. Ce tip de documente pot semna?
Poți semna documente PDF și DocX;
3. Pot seta o dată de expirare pentru documente?
Da! Poți seta o dată de expirare de minimum trei zile- maximum 28 de zile, plus alte variații de perioadă;
4. Ce trebuie să facem dacă trebuie să semnăm documente pentru un viitor angajat?
Pentru un viitor angajat, echipa de resurse umane îi va crea un cont ca de obicei, dar folosind adresa sa personală de e-mail.
Noul angajat nu are nevoie de acces în Mirro. Acesta va primi un link pe e-mail care îl va redirecționa către Namirial, unde va trebui să semneze folosind codul pe care îl primește pe numărul său de telefon.
După ce documentul este semnat, echipa de resurse umane își poate schimba adresa de e-mail din Mirro cu cea profesională;