Adăugarea unui contract pentru utilizatori este unul dintre primii pași atunci când folosești Mirro pentru a-ți gestiona compania. Acest contract este vizibil pentru tine, persoana care are dreptul să adauge aceste elemente și să lucreze cu conținut sensibil, cum ar fi datele personale, și pentru angajatul al cărui contract îl încarci.
Există două opțiuni atunci când încarci un contract: poți folosi opțiunea de import (fie pentru un singur utilizator, fie pentru mai mulți deodată), sau să-l adaugi manual (câte unul).
1. Import contracte:
Asigură-te că ai drepturile de acces corespunzătoare asociate contului tău. Drepturile de acces necesare sunt: Import management si App settings management.
Poți găsi mai multe detalii despre asocierea drepturilor de acces în articolul Cum să acorzi drepturi de acces unui utilizator.
Pentru a adăuga un contract folosind opțiunea de import, trebuie să accesezi modulul Zona administrare- Import de date- Import contracte.
Pasul următor este să descarci template-ul oferit de noi și să-l completezi cu detaliile angajatului tău, urmând exemplul prezentat în tabel.
Odată ce deschizi documentul, vei vedea trei secțiuni: Import, ReadMe și CauseForSuspensionTermination.
-Import: Aici va trebui să inserezi detaliile, conform exemplului prezentat în import;
-ReadMe: Așa cum sugerează numele, aici vei găsi pași simpli pentru un import de succes, adică fiecare secțiune din Import va fi explicată aici;
-CauseForSuspensionTermination: Codurile pe care le vezi aici sunt importate din legislația română. Dacă nu găsești codul necesar, poți să ne contactezi pentru suport suplimentar la support@mirro.io.
Câmpurile notate cu mov sunt obligatorii (de exemplu: Employee Identification, Contract Number).
După ce ai completat tabelul, va trebui să faci o simulare salvând și încărcându-l fără a bifa caseta Salveaza contractele care au toate liniile valide, și apoi să apeși pe Import.
Vei fi redirecționat către Istoric import și vei primi o notificare care îți va spune dacă există sau nu erori în încărcarea documentului tău. Poți descărca fișierul din notificare, sa vizualizezi toate erorile și să le corectezi, apoi să faci din nou simularea.
Când deschizi fișierul descărcat, vei vedea 3 tab-uri în Excel; în al treilea tab vei putea identifica coloanele unde sunt descrise erorile.
După ce notificarea va spune că nu au apărut erori, poți încărca din nou documentul, dar de data aceasta va trebui să bifezi caseta Salveaza contractele care au toate liniile valide.
2. Activează un contract manual:
Pentru a adăuga un contract manual, va trebui să accesezi profilul administrativ al angajatului- Vezi datele de angajare- Contract.
În primul rând, va trebui să selectezi un template de contract implicit. Poți alege unul din lista disponibilă sau poți crea un nou șablon pentru organizația ta.
Câmpurile vor fi deja completate cu valori bazate pe templateul ales anterior. Dacă dorești să faci vreo modificare, trebuie doar să muți cursorul asupra câmpului selectat și să apesi pe Edit.
Câmpurile marcate cu asterix sunt obligatorii (de exemplu: Data intrării in vigoare, Monedă salariu)
După ce ai terminat, nu uita să dai click pe Salvează si continuă.
Te rugăm să ții cont că zilele de vacanță menționate în contract nu vor avea impact asupra soldului de concedii; numărul de zile este doar informativ. Modulul de concedii și modulul de contracte nu sunt interconectate.
Ce fac dacă vreau să adaug mai multe contracte pentru un angajat?
Dacă dorești să adaugi mai multe contracte pentru un angajat, poți face asta în câțiva pași simpli.
1. Prin import:
Accesează modulul Zona administrare- Import de date, mergi la secțiunea Import contracte și descarcă șablonul. Apoi, completează-l, salvează-l și importă-l în platformă.
2. Manual:
De asemenea, poți adăuga mai multe contracte manual. Accesează profilul utilizatorului- Vizualizează datele de angajare - Contract- Adaugă contract. Procesul este exact același, chiar dacă ai adăugat deja un alt contract sau nu.
Bine de știut:
1. Poți adăuga un contract pentru fiecare entitate juridică pe care o ai; poți face asta accesând modulul Zona administrare- Setari ale companiei și derulând în jos până la opțiunea Activarea entității juridice a contractului, unde va trebui să dai clic pe Da.
Va apărea o altă secțiune, unde vei putea adăuga entitățile tale juridice. După aceea, când adaugi contractele prin import sau manual, va trebui să adaugi entitatea juridică pentru fiecare contract în parte.
2. Dacă utilizatorul nu are bifată opțiunea overwrite last worked day, atunci vom actualiza acest câmp atunci când toate contractele active sunt terminate, folosind cea mai recentă dată.
3. Dacă utilizatorul nu are bifată opțiunea overwrite hire date, atunci vom actualiza acest câmp folosind cel mai vechi contract activ sau suspendat.
4. Atunci când exportăm fișele de plată și de timp, vom adăuga intrări separate pentru fiecare contract în parte.